Protokół odbioru robót – co to jest i jak zabezpieczyć swój interes?

Protokół odbioru robót to nieodłączny element każdej inwestycji budowlanej, stanowiący formalne potwierdzenie zakończenia prac. Jest nie tylko dowodem wykonania obowiązków przez wykonawcę, ale także ważnym zabezpieczeniem dla obu stron umowy. Dzięki niemu wykonawca może zabezpieczyć swoje interesy, a inwestor zyskać pewność co do jakości realizacji. W tym artykule omówię, czym dokładnie jest protokół odbioru, dlaczego jest tak ważny, jak go sporządzić oraz jakie elementy powinien zawierać, aby skutecznie chronić Cię przed potencjalnymi sporami.

Czym jest protokół odbioru?

Z formalnego punktu widzenia protokół jest dokumentem, który potwierdza zakończenie prac (czy też pewnego ich etapu). Stanowi więc oficjalne potwierdzenie, że dane roboty zostały wykonane. Można w nim także wskazać ewentualne wady zauważone podczas czynności odbiorowych.

Co ważne, protokołu odbioru nie można utożsamiać z samym odbiorem. Jest to nie tylko kwestia nazewnictwa, ale również rzecz, która może rodzić bardzo istotne skutki dla stron umowy. Możliwa jest bowiem sytuacja, w której odbiór został dokonany, pomimo że strony nie sporządziły protokołu odbioru. Jak wskazał Sąd Najwyższy: „w okolicznościach konkretnej sprawy może dojść do faktycznego odbioru obiektu bez sporządzenia formalnego protokołu”¹.

Jednak dlaczego to takie ważne? W mojej praktyce prawniczej wielokrotnie spotkałam się z sytuacją, że zamawiający – czy przy umowach podwykonawczych generalny wykonawca – nie płaci wynagrodzenia, swoją odmowę motywując tym, że roboty nie zostały odebrane – bo nie podpisał żadnego protokołu. A przecież w umowie strony wprost określiły, że warunkiem zapłaty wynagrodzenia jest dokonanie odbioru! Jednocześnie ten sam zamawiający już korzysta z efektu naszych prac, a jeśli sam jest generalnym wykonawcą, dostał już od inwestora protokół odbioru.

Taka sytuacja może właśnie oznaczać rzeczywiste dokonanie odbioru z jednoczesnym uchylaniem się od podpisania protokołu. Należy więc pamiętać, że to dokonanie odbioru rodzi obowiązek zapłaty, a nie podpisanie protokołu, który jedynie potwierdza dokonanie tej czynności.

Kiedy należy sporządzić protokół odbioru robót?

Dla bezpieczeństwa obu stron – protokół odbioru robót trzeba sporządzić zawsze, jeśli w grę wchodzą roboty budowlane. Szczególnie, jeśli ich wartość jest znaczna – pomoże to uniknąć wielu problemów z późniejszymi płatnościami.

Protokół należy sporządzić po zakończeniu całości prac budowlanych (odbiór końcowy) lub po zakończeniu poszczególnych etapów, jeśli umowa przewiduje odbiory częściowe. Często umowa zawiera bardziej dokładne regulacje dotyczące warunków odbioru, w tym np. dokumentów, które wykonawca powinien przygotować i dostarczyć, czy terminów wiążących strony.

Kto podpisuje protokół odbioru robót i co powinien on zawierać?

W protokole odbioru robót powinny znaleźć się m.in. następujące elementy:

• Szczegółowy opis wykonanych prac;
• Oświadczenie o zgodności robót z projektem i umową;
• Wykaz ewentualnych wad robót budowlanych wraz ze wskazaniem, czy są to wady istotne;
• Terminy usunięcia usterek;
• Podpisy obu stron potwierdzające zgodność dokumentu;

Kto odbiera roboty budowlane? Zasadniczo roboty budowlane odbiera inwestor (zamawiający) lub – przy umowie podwykonawczej – generalny wykonawca. Dobrze sporządzony i podpisany przez obie strony protokół jest kluczowy w razie ewentualnych sporów sądowych. Niejednokrotnie zdarza się konieczność sporządzenia protokołu jednostronnego. Jeśli jednak jest taka możliwość, zawsze warto, by inwestor także go podpisał – pomoże to uniknąć późniejszych trudności dowodowych. Ważne jest też, żeby sprawdzić, czy osoba, która się na tym protokole podpisuje, faktycznie jest do tego uprawniona.

Jak zabezpieczyć swoje interesy?

Odpowiednie sporządzanie protokołu odbioru robót może chronić zarówno wykonawcę, jak i inwestora. Oto kluczowe wskazówki:

• dokładna dokumentacja usterek, których nie spowodował wykonawca – każdą rzecz, której wykonawca nie zawinił, strony powinny wprost wskazać w umowie i zaznaczyć, że wystąpiła ona z przyczyn nieleżących po stronie wykonawcy;
• potwierdzenie zgodności robót z umową – postanowienie szczególnie istotne dla wykonawcy;
• wskazanie wszystkich wad oraz ich wagi – określenie, czy dana wada jest wadą istotną, czy nie; jest to bardzo ważne z punktu widzenia późniejszych uprawnień i możliwości;
• wskazanie terminu usunięcia ewentualnych wad;
• podpis osób reprezentujących obie strony.

Podsumowanie

Protokół odbioru robót to nie tylko formalność, ale bardzo istotny dokument w każdej inwestycji budowlanej. Należy zadbać o jego staranne sporządzenie, aby uniknąć problemów w przyszłości. Dokładność i zgodność z postanowieniami umowy o roboty budowlane są fundamentem bezpieczeństwa prawnego zarówno dla wykonawcy, jak i inwestora. Pamiętaj, aby przed jego podpisaniem dokładnie sprawdzić treść. Jeśli masz pytania o szczegóły prawne lub potrzebujesz wsparcia przy sporządzaniu dokumentacji, zapraszam do kontaktu.

1. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 listopada 1997 r., sygn. akt: II CKN 446/97 ↩︎